De kogel is door de kerk! Je hebt besloten om te gaan samenwerken met een virtual assistant. Verstandig. Want binnenkort heb je meer tijd en energie om je bezig te houden met zaken die er voor jou en jouw bedrijf echt toe doen!
Maar dan… hoe pak je de samenwerking met een virtual assistant aan? Waar begin je? Wat is belangrijk? Wat komt er allemaal bij kijken? Met deze 5 tips help ik je op weg.
1. Inventariseer je behoefte
Om een succesvolle samenwerking met een virtual assistant te kunnen realiseren is het belangrijk dat je weet welke ondersteuning je nodig hebt. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk is dit vaak waar ondernemers op vast lopen. Want waar heb je nou precies hulp bij nodig? En wat is er eigenlijk allemaal mogelijk?
Maak een overzicht met taken die je nu of in de toekomst wilt uitbesteden. Besef dat je niet direct een kant-en-klaar takenpakket bij je virtual assistant hoeft neer te leggen. Begin met de werkzaamheden die jou op dit moment het meest in de weg zitten. Wat kost nu veel tijd en energie en wil je graag zo snel mogelijk uitbesteden? Daar valt voor jou veel winst te behalen. Maak samen met je virtual assistant een plan van aanpak voor deze werkzaamheden en ga meteen van start. De rest volgt dan vanzelf.
2. Maak duidelijke afspraken
Een succesvolle samenwerking valt of staat met het maken van duidelijke afspraken. Spreek met je virtual assistant af op welke manier je gaat samenwerken. Wat gaat ze precies voor je doen? Welke systemen en tools gaan jullie gebruiken? Wat is voor jou, maar ook voor haar, belangrijk in de samenwerking? Wat verwachten jullie van elkaar? Wanneer zijn jullie bereikbaar?
Hoe duidelijker de afspraken zijn, hoe soepeler de samenwerking verloopt. En soms is het even aftasten hoe dat in de praktijk gaat. Wees altijd open en eerlijk tegen elkaar, juist over zaken die nog niet zo vlekkeloos lopen.
3. Let it go!
Het kan wennen zijn om werkzaamheden uit handen te geven, zeker als je gewend bent om het zelf te doen en op jouw eigen manier. Jouw virtual assistant zal zich de werkzaamheden snel eigen maken en heeft misschien nog wel tips om je processen efficienter te laten verlopen. Als een samenwerking net start is het altijd fijn om ‘vinger aan de pols’ te houden. Na een tijdje zul je merken dat het vertrouwen er is om het volledig aan je virtual assistant over te laten. Dat hoeft niet direct vanaf de eerste dag, maar hoe sneller je dit kunt, hoe sneller je de voordelen van jouw virtual assistant ervaart.
4. Investeer in de samenwerking
Samenwerken doe je… inderdaad: samen! Dit vraagt inzet van je virtual assistant maar ook van jou als ondernemer. Investeren in een samenwerking kost, zeker aan het begin, tijd. Als je dit direct goed aanpakt heb je hier snel profijt van. Plan daarom aan het begin van de samenwerking vaste contactmomenten waarop je elkaar even spreekt. Zo leer je elkaar goed kennen, heeft je virtual assistant de mogelijkheid om vragen te stellen en kunnen jullie verwachtingen goed managen en afstemmen. Een goed begin, is het halve werk!
5. Evalueer
Spreek af wanneer de samenwerking wordt geëvalueerd. Doe dit regelmatig, bijvoorbeeld elk kwartaal. Bespreek of in jouw wensen en behoeftes als ondernemer wordt voorzien. Levert de samenwerking de focus op die je nodig hebt? Geeft het je rust? Bespreek ook hoe de samenwerking voor de virtual assistant is. Geeft het haar voldoening om je te ondersteunen? Heeft ze voldoende informatie om haar werk goed te kunnen uitvoeren? Kan ze je goed bereiken op de momenten dat het nodig is? Zorg dat je open en eerlijk bent over wat wel en niet goed loopt. Bepaal welke verbeteringen nodig zijn om de samenwerking (nog) succesvoller te maken.
Meer weten?
Wil je meer weten over het werk van een virtual assistant en wat een virtual assistant specifiek voor jou kan betekenen? Leuk om daar eens samen over te sparren. Neem gerust contact met me op (info@officesupportetc.com of 06-30516474).