Kim Spinder is eigenaresse van het innovatiebureau Avanteers. Zij helpt bedrijven met innoveren, is spreker en schrijfster van het boek ‘We Quit Mail’. Kim werkt succesvol samen met meerdere virtual assistants. Zij heeft als ondernemer gemerkt dat het best lastig kan zijn om een goede virtual assistant te vinden. VA school mocht Kim interviewen en zij deelt haar beste tips…
Het schaap met de vijf poten bestaat niet
Kim heeft een mooie strategie, zij wil virtual assistants inzetten op de punten waar ze goed in zijn en gelukkig en blij van worden. Vaak zeggen virtual assistants: “Zeg maar wat je nodig hebt, dan kijk ik of ik het kan.” Kim draait het om. “Het is als VA verstandig om te kiezen waarin je je wilt specialiseren, in de praktijk zal blijken dat er nog genoeg ruimte is om er andere werkzaamheden bij te doen. Aan het begin heb je misschien nog niet de luxe om nee te zeggen tegen opdrachten , maar door je ergens in te specialiseren maak je het voor de ondernemer ook makkelijker. Als iemand zegt ‘ik kan 20 dingen’ dan klik ik dat profiel meteen weg. Ik denk dat je eerder mensen afschrikt als je niet kiest, dan wanneer je wel kiest.”
Ga gewoon beginnen als VA
Soms willen virtual assistants in de beginfase te veel zaken geregeld en afgetikt hebben. “Wil je gebruikmaken van een van mijn pakketten? Hoeveel uur in de week heb je aan werk? Hoe kunnen we onze afspraken vastleggen? Kunnen we een persoonlijke intake doen?” Het advies van Kim: “Ga gewoon eerst beginnen voordat je de ondernemer meteen lastigvalt met moeilijke vragen. De ondernemer weet het vaak zelf nog niet. Dit kan een slechte start van een samenwerking zijn.”
Zorg voor continuïteit
Ondernemers hebben hun werkproces vaak niet in kaart. Het is waardevol als een virtual assistant daarin een rol kan spelen. Ook de overdracht van werk is belangrijk. Door het hebben van een goed werkproces en een back-up zorg je er als virtual assistant voor dat je de afspraken met de ondernemer kunt nakomen. Dat is wat Kim betreft de verantwoordelijkheid van de virtual assistant.
Vertrouwen is de basis
Vertrouwen is belangrijk voor een goede samenwerking. Als virtual assistant heb je toegang tot bedrijfsgegevens en inloggegevens, je moet hier discreet mee kunnen omgaan. Als ondernemer moet je de eerste periode tijd vrijmaken om de virtual assistant op weg te helpen, het is de taak van de virtual assistant om de ondernemer hier bewust van te maken. Door aan het begin van de samenwerking nauw contact te onderhouden, bouw je samen aan het vertrouwen.
Lol krijgen in online tools
Kim werkt al 7 jaar zonder mail. Met iedereen met wie ze samenwerkt heeft ze afgesproken op welke wijze ze communiceert. Veel is vastgelegd in vaste werkprocessen, in gedeelde mappen wordt bijvoorbeeld het werk tijdig aangeleverd. Daarnaast maakt zij gebruik van veel online tools waardoor persoonlijk contact nauwelijks meer nodig is.
“Voor virtual assistants is het belangrijk dat zij in de digitale wereld hun weg weten te vinden en voldoende basiskennis van online tools hebben. Ze moeten hier lol in krijgen. Welke tools voor virtual assistants waardevol kunnen zijn? Trello voor het bijhouden van acties en informatie, Moneybird voor de administratie, Buffer voor het inplannen van socials en Slack voor goede communicatie.“
Iets voor jou?
Zou jij dat ook wel willen? Een eigen VA zodat jij je volledig kunt focussen op de zaken waar jij goed in bent en waar je energie van krijgt? Vraag dan een gratis adviesgesprek.